Ausländerbehörde der Stadt Hagen führt elektronische Akte ein

Papier- und Aktenberge sollen zukünftig der Vergangenheit angehören – die Ausländerbehörde der Stadt Hagen setzt auf die elektronische Aktenführung. Im Rahmen der Digitalisierungsoffensive der Stadtverwaltung wurde die Sachbearbeitung umgestellt, so dass in einem ersten Schritt neue Akten digital angelegt werden. Auch bereits bestehende Akten werden ab sofort digital fortgeführt, so dass keine Ausweitung des Papieraktenbestands erfolgt.

„Die e-Akte versetzt uns in die Lage, jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf den gesamten Aktenbestand zu haben“, sagt Adrian Rewig, Mitarbeiter und Projektleiter „e-Akte“ der Ausländerbehörde, „so können wir den Bürgerinnen und Bürgern kompetent und zeitnah weiterhelfen, ohne eine Akte erst suchen zu müssen.“ Weiterhin vereinfache die elektronische Aktenführung den Austausch von Akten zwischen den Ausländerbehörden im Falle eines Umzugs. Auch hier könne ein Versand unkompliziert auf den elektronischen Kommunikationswegen stattfinden.

Die Einführung der elektronischen Akte im Bereich der Ausländerbehörde ist ein erster Schritt auf dem Weg zu einer gesamtstädtischen Lösung. Christian Lazar, Leiter der Task Force Digitalisierung der Stadtverwaltung, sieht den Fachbereich für öffentliche Sicherheit, Verkehr, Bürgerdienste und Personenstandswesen, dem auch die Ausländerbehörde angehört, als Pilotfachbereich. „Es ist bereits der zweite Bereich, nach der Zulassungsstelle, der in diesem Fachbereich auf die elektronische Aktenführung umstellt“, sagt Lazar, „und wir streben zeitnah an, auch die Gewerbestelle und die Führerscheinstelle mit der elektronischen Akte auszustatten.“

Durch die Digitalisierung der Datenbestände soll auch ein weiteres, zentrales Ziel der Verwaltung erfüllt werden: Die digitale Datenbasis stellt die Grundlage für medienbruchfreie, elektronische Verwaltungsprozesse im Rahmen eines e-Government-Angebotes dar. Lazar: „Sonst erklären wir den Bürgerinnen und Bürgern demnächst, dass sie unsere Dienstleistungen zwar digital beantragen können, wir die digitalen Anträge dann aber ausdrucken und in Papierakten abheften.“ 

In einem weiteren Schritt sollen nunmehr auch die Altaktenbestände in die elektronische Welt überführt werden. „Um die Vorteile der digitalen Aktenführung über den gesamten Aktenbestand nutzen zu können, ist es unumgänglich, auch die Bestandsakten zu digitalisieren. Hier sind wir derzeit dabei, die Möglichkeiten der Erfassung zu eruieren und konzeptionell abzubilden“, sagt Thomas Lichtenberg, Leiter des Fachbereichs, „was angesichts von rund drei Millionen Blatt Papier unausweichlich ist.“

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