Stadtverwaltung bündelt Kompetenzen im Bereich Digitalisierung in neuer Task Force

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Stellen das neue Self-Service-Terminal vor (v.li.): Andrea Richter, Christoph Gerbersmann und Christian Lazar. (Foto: Linda Kolms/Stadt Hagen)10

Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter gestalten und Geschäftsprozesse in der Verwaltung automatisieren – das sind die Ziele der neuen „Task Force Digitalisierung“, in der seit 1. Oktober die Kompetenzen im Bereich Digitalisierung und E-Government der Stadt Hagen gebündelt werden.

Oberbürgermeister Erik O. Schulz sieht die Digitalisierung als langfristige Aufgabe für die Stadt Hagen. „Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie ist keine kurzfristige und zeitlich befristete Maßnahme. Die Strategie wird fortlaufend an die technologischen Entwicklungen und Trends angepasst werden müssen und die Auswirkungen – insbesondere auf die bestehenden Geschäftsprozesse in der Verwaltung – sind zu analysieren und zielgerichtet in die Tätigkeiten der Verwaltung zu implementieren“. Dabei sieht das Stadtoberhaupt bei allem technischen Fortschritt auch die Ressource Mensch im Fokus: „Wir müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf dem Weg der digitalen Transformation mitnehmen und sie durch geeignete Qualifizierungsmaßnahmen fit für die Zukunft machen.“

Die Task Force wurde als Stabsstelle dem Ersten Beigeordneten und Stadtkämmerer, Christoph Gerbersmann, zugeordnet, der zeitgleich als zuständiger Dezernent für die Dienstleistungen des Hagener Betriebs für Informationstechnologie (HABIT) verantwortlich ist und die Gesamtverantwortung für den IT-Betrieb inne hat. Zum Leiter wurde Christian Lazar ernannt, der die Digitalisierungsaktivitäten in der Stadtverwaltung koordinieren sowie Digitalisierungsstrategien entwickeln und vorantreiben soll. Aufgabe der Task Force sei es, die Verwaltung im Bereich der Digitalisierung zu beraten, neue Initiativen und Ideen zu entwickeln sowie die Schnittstelle zu allen handelnden Akteuren zu bilden, die bei diesem Thema zwingend zusammengehören – so sei auch die Schnittstelle zu Bürgerschaft und Unternehmen als zwingend zu berücksichtigen, wenn das Thema Digitalisierung ganzheitlich betrachtet werden soll, so Lazar. Außerhalb der Strategien geht es aber auch um Ressourcen. „Die Digitalisierung der Verwaltung kostet Geld, fordert einen Invest, der sich erst mit einem zeitlichen Verzug wieder in Einsparungen darstellen lässt. Wir werden die identifizierten Maßnahmen hinsichtlich ihres Outputs für Verwaltung, Bürgerschaft und Unternehmen gewichten und priorisieren müssen, um hier in einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen zu agieren“, fasst Lazar zusammen.

Ein greifbares Beispiel für die Digitalisierung in der Stadtverwaltung ist ab sofort im Zentralen Bürgeramt zu finden. Dort können Bürgerinnen und Bürger neben dem biometrischen Foto auch Unterschriften und Fingerabdrücke für die Beantragung von Ausweisdokumenten an einem Self-Service-Terminal aufnehmen, die dann vom jeweiligen Sachbearbeiter im Zentralen Bürgeramt abgerufen und in den Antrag übernommen werden. Das Gerät passt sich automatisch an die Körpergröße der Person an und ist so auch für Kinder und Rollstuhlfahrer geeignet. Neben einer Benutzerführung in deutscher Sprache sind auch die Sprachen Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch und Türkisch auswählbar.

Durch die digitale Erfassung werden die Geschäftsprozesse im Bürgeramt vereinfacht und optimiert. Zudem erfolgt bei der Nutzung des Terminals sofort eine automatische Qualitätskontrolle der erfassten Daten. „So kann es zukünftig nur noch in seltenen Fällen passieren, dass Antragssteller zurückgeschickt werden müssen, weil die Lichtbilder nicht den notwendigen Qualitätsmerkmalen entsprechen“, sagt Andrea Richter, Leiterin der Bürgerämter. Christian Lazar ergänzt: „Die Geschäftsprozesse im Bereich des Bürgeramtes werden durch den Self-Service-Terminal optimiert. Bisher mussten die mitgebrachten Lichtbilder und die Unterschriften am Arbeitsplatz durch die Mitarbeiter eingescannt werden. Diese Arbeitsschritte entfallen bei einer Nutzung des Terminals gänzlich. Wir möchten mit dem Einsatz des Terminals im Zentralen Bürgeramt erste Erfahrungen im Bereich der Self-Services sammeln, im Falle einer positiven Resonanz ist auch eine Ausweitung der Self-Service Terminals auf die Bürgerämter in den Außenbezirken möglich“. Die Kosten für die Nutzung des Terminals liegen bei 6 Euro und werden direkt im Zentralen Bürgeramt bezahlt, zusammen mit den Gebühren der Antragsstellung. Sollten Personalausweis und Reisepass gleichzeitig beantragt werden, sind auch nur 6 Euro zu bezahlen. In Zukunft kann der Betrag nach unten angepasst werden, wenn sich mehr Bürgerinnen und Bürger für diesen Self-Service entscheiden.

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